Οδηγίες Χρήσης - Syndromi.gr

1. Γενική Επισκόπηση

Το Syndromi.gr είναι μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα διαχείρισης συνδρομητών για συλλόγους, γυμναστήρια, σωματεία και κάθε είδους οργανισμό που διαχειρίζεται μέλη και συνδρομές.

Η εφαρμογή σας επιτρέπει να:

• Διαχειρίζεστε τα μέλη σας (εγγραφή, στοιχεία, κατάσταση)
• Παρακολουθείτε χρεώσεις, πληρωμές και οφειλές
• Δημιουργείτε υπηρεσίες και προγράμματα συνδρομής
• Οργανώνετε τα μέλη σας σε ομάδες
• Αποστέλλετε email στα μέλη σας
• Καταγράφετε παρουσίες
• Εκτυπώνετε αναφορές και παραστατικά
• Διασυνδέεστε με το myDATA της ΑΑΔΕ

Πλοήγηση

Στην αριστερή πλευρά της οθόνης βρίσκεται το κύριο μενού πλοήγησης. Από εκεί μπορείτε να μεταβείτε σε όλες τις ενότητες της εφαρμογής:

• Μέλη - Λίστα και διαχείριση μελών
• Κινήσεις - Οικονομικές κινήσεις
• Υπηρεσίες - Τιμοκατάλογος και πακέτα
• Ομάδες - Ομάδες μελών
• Email - Αποστολή email
• Παρουσίες - Σύστημα παρουσιών
• Αναφορές - Εκτυπώσεις και αναφορές
• Εβδομαδιαίο πρόγραμμα - Πρόγραμμα μαθημάτων και παρουσίες τμημάτων
• Ερμάρια - Διαχείριση ερμαρίων και αναθέσεων
• Προσαρμοσμένη αναζήτηση - Σύνθετα και αποθηκευμένα φίλτρα
• myDATA - Διασύνδεση με την ΑΑΔΕ
• Ρυθμίσεις - Ρυθμίσεις συλλόγου

2. Πίνακας Ελέγχου (Dashboard)

Ο πίνακας ελέγχου είναι η κεντρική σελίδα του συλλόγου σας. Εμφανίζεται πατώντας το λογότυπο ή το όνομα του συλλόγου στο αριστερό μενού.

Εδώ βλέπετε:

• Συνοπτικά στατιστικά μελών (ενεργά, ανενεργά, δοκιμαστικά)
• Πρόσφατες ενέργειες και ειδοποιήσεις
• Γρήγορη πρόσβαση στις πιο συχνές λειτουργίες

3. Διαχείριση Μελών

Η ενότητα Μέλη σας δίνει πλήρη εικόνα όλων των μελών του συλλόγου σας.

Λίστα Μελών

Η λίστα μελών εμφανίζει όλα τα μέλη σε έναν διαδραστικό πίνακα. Μπορείτε να:

• Αναζητήσετε μέλη χρησιμοποιώντας το πεδίο αναζήτησης
• Φιλτράρετε ανά κατάσταση μέλους (Ενεργός, Ανενεργός, Δοκιμαστικός, Διεγραμμένος)
• Φιλτράρετε ανά κατηγορία μέλους
• Φιλτράρετε ανά κατάσταση πληρωμής (Εξοφλημένος, Με οφειλή, Εκπρόθεσμος)
• Ταξινομήσετε τα αποτελέσματα πατώντας στις επικεφαλίδες των στηλών
• Εξάγετε τα δεδομένα σε αρχείο Excel

Καταστάσεις Μέλους

Κάθε μέλος μπορεί να βρίσκεται σε μία από τις παρακάτω καταστάσεις:

• Ενεργός - Το μέλος είναι ενεργό και συμμετέχει στις δραστηριότητες του συλλόγου
• Ανενεργός - Το μέλος έχει απενεργοποιηθεί (π.χ. λήξη συνδρομής)
• Δοκιμαστικός - Το μέλος βρίσκεται σε δοκιμαστική περίοδο
• Διεγραμμένος - Το μέλος έχει διαγραφεί

Οικονομική Κατάσταση Μέλους

Στη λίστα μελών εμφανίζεται η στήλη Οικονομική Κατάσταση που δείχνει τη σχέση του μέλους με τις οικονομικές του υποχρεώσεις. Οι πιθανές καταστάσεις είναι:

• Τακτοποιημένος - Το μέλος δεν έχει εκκρεμείς οφειλές. Όλες οι χρεώσεις του έχουν εξοφληθεί εντός των προθεσμιών.
• Με οφειλή - Το μέλος έχει ανοιχτές χρεώσεις που δεν έχουν πληρωθεί ακόμα, αλλά βρίσκονται εντός των προθεσμιών πληρωμής. Δεν απαιτείται άμεση ενέργεια, αλλά θα πρέπει να παρακολουθείτε την εξέλιξη.
• Εκπρόθεσμος - Το μέλος έχει χρεώσεις που δεν πληρώθηκαν εντός των προθεσμιών. Αυτό σημαίνει ότι η ημερομηνία πληρωμής έχει παρέλθει και το μέλος οφείλει ακόμα. Συνιστάται να επικοινωνήσετε με το μέλος για την τακτοποίηση της οφειλής.
• Χωρίς πληροφορίες - Δεν υπάρχουν καταχωρημένες οικονομικές κινήσεις για το μέλος ή οι κινήσεις δεν έχουν προθεσμίες πληρωμής. Σε αυτή την περίπτωση δεν μπορούν να εξαχθούν δεδομένα για την οικονομική κατάσταση του μέλους.

Η οικονομική κατάσταση ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που καταχωρείται μια νέα χρέωση ή πληρωμή. Μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα μελών ανά οικονομική κατάσταση χρησιμοποιώντας το φίλτρο Κατάσταση πληρωμής στο πάνω μέρος της σελίδας.

Προσθήκη Νέου Μέλους

Πατήστε το κουμπί «Νέο μέλος» στη σελίδα μελών. Συμπληρώστε τα υποχρεωτικά πεδία (Όνομα, Επώνυμο) και αποθηκεύστε. Μετά την αποθήκευση, ανοίγει αυτόματα η καρτέλα του μέλους όπου μπορείτε να συμπληρώσετε τα υπόλοιπα στοιχεία.

Κατηγορίες Μελών

Μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τα μέλη σας (π.χ. «Ενήλικες», «Παιδιά», «Φοιτητές»). Οι κατηγορίες χρησιμοποιούνται ως φίλτρα σε πολλές λειτουργίες και αναφορές. Οι κατηγορίες δημιουργούνται από τις Ρυθμίσεις του συλλόγου.

4. Καρτέλα Μέλους

Πατώντας πάνω σε ένα μέλος από τη λίστα, μεταβαίνετε στην καρτέλα του μέλους, η οποία περιέχει όλες τις πληροφορίες και ενέργειες για το συγκεκριμένο μέλος.

Βασικά Στοιχεία

Εδώ μπορείτε να δείτε και να επεξεργαστείτε:

• Όνομα, Επώνυμο, Πατρώνυμο, Μητρώνυμο
• Ημερομηνία γέννησης και φύλο
• ΑΦΜ, ΑΔΤ
• Φωτογραφία μέλους
• Κατηγορία μέλους
• Κατάσταση μέλους (Ενεργός / Ανενεργός / Δοκιμαστικός)
• Ημερομηνία εγγραφής

Στοιχεία Επικοινωνίας

• Email
• Κινητό τηλέφωνο
• Διεύθυνση, Περιοχή, Ταχυδρομικός κώδικας

Προγράμματα / Υπηρεσίες

Σε αυτή την καρτέλα βλέπετε τα προγράμματα (υπηρεσίες) στα οποία είναι εγγεγραμμένο το μέλος. Μπορείτε να:

• Εγγράψετε το μέλος σε νέο πρόγραμμα
• Ορίσετε ημερομηνία έναρξης και λήξης κάθε προγράμματος
• Ενεργοποιήσετε ή απενεργοποιήσετε την αυτόματη χρέωση

Χρεώσεις / Κινήσεις Μέλους

Εδώ μπορείτε να δείτε όλες τις οικονομικές κινήσεις του μέλους και να:

• Προσθέσετε νέα χρέωση
• Καταχωρίσετε πληρωμή (απόδειξη ή τιμολόγιο)
• Εκδώσετε πιστωτικό παραστατικό
• Κάνετε αντιλογισμό μιας λάθος χρέωσης
• Εκτυπώσετε παραστατικά (αποδείξεις, τιμολόγια)
• Ακυρώσετε κινήσεις με σημείωση

Παρουσίες Μέλους

Εάν ο σύλλογος έχει ενεργοποιημένη τη λειτουργία παρουσιών, εδώ βλέπετε το ιστορικό παρουσιών του μέλους με ημερομηνία και ώρα.

Αποστολή Email

Μπορείτε να στείλετε email απευθείας στο μέλος μέσα από την καρτέλα του.

Ρυθμίσεις Μέλους

Περιλαμβάνει ρυθμίσεις όπως η αλλαγή κατάστασης (ενεργοποίηση / απενεργοποίηση), ο ορισμός ημερομηνίας αυτόματης αλλαγής κατάστασης, και η διαγραφή μέλους.

5. Κινήσεις

Η ενότητα Κινήσεις εμφανίζει όλες τις οικονομικές κινήσεις του συλλόγου.

Τύποι Κινήσεων

• Χρέωση - Δημιουργία χρέωσης προς ένα μέλος
• Πληρωμή (Απόδειξη) - Καταχώριση πληρωμής με απόδειξη
• Πληρωμή (Τιμολόγιο) - Καταχώριση πληρωμής με τιμολόγιο
• Αντιλογισμός - Διόρθωση λανθασμένης χρέωσης
• Πιστωτικό (Απόδειξη) - Πιστωτικό παραστατικό με απόδειξη
• Πιστωτικό (Τιμολόγιο) - Πιστωτικό παραστατικό με τιμολόγιο

Κατάσταση Πληρωμής

Κάθε χρέωση μπορεί να βρίσκεται σε μία από τις παρακάτω καταστάσεις:

• Δεν έχει πληρωθεί - Η χρέωση εκκρεμεί
• Πληρωμένο - Η χρέωση έχει εξοφληθεί
• Εκπρόθεσμο - Η χρέωση δεν πληρώθηκε εντός των προθεσμιών

Φίλτρα Κινήσεων

Μπορείτε να φιλτράρετε τις κινήσεις με βάση:

• Ημερομηνία (επιλογή χρονικού διαστήματος)
• Τύπο κίνησης (χρεώσεις, πληρωμές, κτλ)
• Κατηγορία μέλους
• Υπηρεσία
• Κατάσταση πληρωμής
• Εμφάνιση / απόκρυψη ακυρωμένων

Εξαγωγή σε Excel

Μπορείτε να εξάγετε τις κινήσεις σε αρχείο Excel πατώντας το κουμπί εξαγωγής στη λίστα κινήσεων.

Διασύνδεση με myDATA (ΑΑΔΕ)

Εάν ο σύλλογός σας έχει ενεργοποιήσει τη διασύνδεση με το myDATA, μπορείτε να αποστέλλετε τα παραστατικά σας απευθείας στην ΑΑΔΕ. Κάθε παραστατικό λαμβάνει ένα μοναδικό MARK αριθμό και QR code.

Παραδείγματα χρήσης

1. Θέλω να περάσω μια χρέωση σε ένα μέλος

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Κινήσεις του μέλους
2. Πατήστε Νέα κίνηση
3. Επιλέξτε τύπο: Χρέωση
4. Συμπληρώστε το ποσό, την περιγραφή και την ημερομηνία
5. Πατήστε Αποθήκευση

2. Πέρασα μια χρέωση λάθος - Τι επιλογές έχω;

Έχετε δύο επιλογές:

• Ακύρωση χρέωσης: Αν η χρέωση δεν έχει εξοφληθεί, μπορείτε να την ακυρώσετε. Πατήστε το εικονίδιο ακύρωσης δίπλα στην κίνηση και προσθέστε μια σημείωση με τον λόγο ακύρωσης. Η κίνηση θα εμφανίζεται ως ακυρωμένη.
• Αντιλογισμός: Αν θέλετε να διορθώσετε το ποσό μιας χρέωσης, δημιουργήστε μια νέα κίνηση τύπου Αντιλογισμός με το ποσό που θέλετε να αφαιρέσετε. Στη συνέχεια, αν χρειάζεται, δημιουργήστε μια νέα χρέωση με το σωστό ποσό.

3. Λάβαμε χρήματα και θέλουμε να περάσουμε πληρωμή

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Κινήσεις του μέλους
2. Πατήστε Νέα κίνηση
3. Επιλέξτε τύπο:
   • Πληρωμή (Απόδειξη) - αν θέλετε να εκδώσετε απόδειξη είσπραξης
   • Πληρωμή (Τιμολόγιο) - αν θέλετε να εκδώσετε τιμολόγιο
4. Συμπληρώστε το ποσό και την ημερομηνία πληρωμής
5. Πατήστε Αποθήκευση
6. Η αντίστοιχη χρέωση θα ενημερωθεί αυτόματα ως Πληρωμένη

4. Κάναμε λάθος στα χρήματα που λάβαμε και θέλουμε να τα επιστρέψουμε

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Κινήσεις του μέλους
2. Πατήστε Νέα κίνηση
3. Επιλέξτε τύπο:
   • Πιστωτικό (Απόδειξη) - αν η αρχική πληρωμή ήταν με απόδειξη
   • Πιστωτικό (Τιμολόγιο) - αν η αρχική πληρωμή ήταν με τιμολόγιο
4. Συμπληρώστε το ποσό προς επιστροφή
5. Πατήστε Αποθήκευση
6. Το πιστωτικό παραστατικό θα δημιουργηθεί και το υπόλοιπο του μέλους θα ενημερωθεί

5. Θέλω να κάνω έκπτωση σε πελάτη

Για να εφαρμόσετε έκπτωση σε ένα μέλος:

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Κινήσεις του μέλους
2. Πατήστε Νέα κίνηση
3. Επιλέξτε τύπο: Αντιλογισμός
4. Στο ποσό βάλτε το ποσό της έκπτωσης
5. Στην περιγραφή σημειώστε ότι πρόκειται για έκπτωση (π.χ. "Έκπτωση 10%")
6. Πατήστε Αποθήκευση
7. Ο αντιλογισμός θα μειώσει το οφειλόμενο ποσό του μέλους κατά το ποσό της έκπτωσης

Αποστολή συνδέσμου πληρωμής

Εφόσον η λειτουργία είναι ενεργοποιημένη για τον σύλλογό σας, μπορείτε να στείλετε στο μέλος έναν σύνδεσμο για να εξοφλήσει μια χρέωση online με κάρτα.

1. Ανοίξτε την καρτέλα Κινήσεις του μέλους
2. Εντοπίστε την ανεξόφλητη χρέωση
3. Πατήστε το εικονίδιο «Αποστολή συνδέσμου πληρωμής με email» στη γραμμή της χρέωσης
4. Το μέλος λαμβάνει email με τον σύνδεσμο πληρωμής και την ημερομηνία λήξης του

6. Υπηρεσίες / Τιμοκατάλογος

Στην ενότητα Υπηρεσίες ορίζετε τα πακέτα συνδρομής και τις τιμές τους.

Δημιουργία Υπηρεσίας

Για κάθε υπηρεσία μπορείτε να ορίσετε:

• Όνομα - Η ονομασία της υπηρεσίας (π.χ. «Μηνιαία συνδρομή», «Ετήσια εγγραφή»)
• Ποσό συνδρομής - Το ποσό χρέωσης
• Ποσό εγγραφής - Εφάπαξ ποσό εγγραφής (αν υπάρχει)
• Περίοδος χρέωσης - Μηνιαία, διμηνιαία, τριμηνιαία, εξαμηνιαία, ετήσια
• Κατηγορία ΦΠΑ - Για τη σωστή τιμολόγηση
• Ημέρες πληρωμής - Πόσες ημέρες έχει το μέλος για εξόφληση

Εγγραφή Μέλους σε Υπηρεσία

Η εγγραφή μέλους σε πρόγραμμα γίνεται μέσα από την καρτέλα του μέλους, στην καρτέλα «Προγράμματα». Επιλέξτε την υπηρεσία, ορίστε ημερομηνίες και ενεργοποιήστε (ή όχι) την αυτόματη χρέωση.

7. Ομάδες

Οι Ομάδες σας επιτρέπουν να οργανώνετε τα μέλη σε υποσύνολα για μαζικές ενέργειες.

Δυνατότητες Ομάδων

• Δημιουργία ομάδας - Δώστε όνομα και προσθέστε μέλη
• Προσθήκη / αφαίρεση μελών - Διαχείριση της σύνθεσης της ομάδας
• Μαζική χρέωση - Χρέωση όλων των μελών της ομάδας ταυτόχρονα
• Εκτύπωση λίστας - Εκτύπωση των μελών της ομάδας
• Υπεύθυνος ομάδας - Ορισμός χρήστη που θα κρατά παρουσίες για την ομάδα (δείτε Χρήστες & Ρόλοι)

Πρόγραμμα μαθημάτων ομάδας

Στην καρτέλα της ομάδας υπάρχει η επιλογή «Πρόγραμμα μαθημάτων». Ενεργοποιώντας την, η ομάδα αποκτά δική της καρτέλα με ημερολόγιο μαθημάτων και καταγραφή παρουσιών ανά μάθημα. Δείτε την ενότητα Πρόγραμμα μαθημάτων για λεπτομέρειες.

8. Email

Η ενότητα Email σας επιτρέπει να αποστέλλετε μαζικά ή μεμονωμένα email στα μέλη σας.

Δημιουργία Email

• Συντάξτε το θέμα και το περιεχόμενο του email
• Αποθηκεύστε ως πρόχειρο για αργότερη αποστολή
• Στείλτε δοκιμαστικό email στον εαυτό σας πριν την τελική αποστολή

Επιλογή Παραληπτών

Μπορείτε να επιλέξετε παραλήπτες με βάση:

• Κατηγορία μέλους
• Υπηρεσία / Πρόγραμμα
• Ομάδα μελών
• Μεμονωμένα μέλη

9. SMS

Ο σύλλογός σας μπορεί να στέλνει SMS στα μέλη του. Η διαχείριση γίνεται από Ρυθμίσεις → SMS.

Διαθέσιμα SMS

Τα SMS λειτουργούν με σύστημα μονάδων. Στην κορυφή της σελίδας εμφανίζεται το πλήθος «Διαθέσιμα SMS». Κάθε αποστολή αφαιρεί μονάδες από το υπόλοιπό σας. Όταν εξαντληθούν, δεν είναι δυνατή η αποστολή έως ότου αγοράσετε νέο πακέτο.

Αγορά πακέτου SMS

Από την ενότητα «Αγορά πακέτου SMS» επιλέγετε ένα από τα διαθέσιμα πακέτα και ολοκληρώνετε την πληρωμή με κάρτα μέσω Viva Payments. Εμφανίζεται η τιμή ανά μήνυμα και το συνολικό ποσό με ΦΠΑ. Οι μονάδες προστίθενται αυτόματα μετά την επιτυχή πληρωμή.

Αποστολή μηνύματος

• Μαζικά: από Ρυθμίσεις → SMS, γράψτε το κείμενο και επιλέξτε παραλήπτες
• Σε ένα μέλος: από την καρτέλα του μέλους, πατήστε «Αποστολή SMS»

Όνομα αποστολέα

Από την επιλογή «Αλλαγή αποστολέα SMS» ορίζετε το όνομα που θα βλέπουν τα μέλη ως αποστολέα (π.χ. το όνομα του συλλόγου). Επιτρέπονται μόνο λατινικοί χαρακτήρες και αριθμοί, χωρίς κενά ή σύμβολα. Εάν δεν οριστεί, χρησιμοποιείται η προεπιλεγμένη τιμή.

Ιστορικό αποστολών

• Απεσταλμένα μηνύματα του τρέχοντος μήνα
• Σύνοψη ανά μήνα με το πλήθος μηνυμάτων
• Ιστορικό αποστολών - πατώντας μια γραμμή βλέπετε τη λίστα παραληπτών

Αυτόματες υπενθυμίσεις με SMS

Από Ρυθμίσεις → Λειτουργικές ρυθμίσεις μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτόματα SMS για:

• Υπενθύμιση 5 ημέρες πριν την απενεργοποίηση του μέλους
• Υπενθύμιση την τελευταία ημέρα πριν την απενεργοποίηση
• Ειδοποίηση μετά την απενεργοποίηση

10. Παρουσίες

Το σύστημα Παρουσιών σας επιτρέπει να καταγράφετε τις προσελεύσεις των μελών σας.

Καταγραφή Παρουσίας

• Η παρουσία καταγράφεται αυτόματα κατά τη σάρωση barcode ή χειροκίνητα
• Αποτρέπονται οι διπλότυπες εγγραφές (εντός 1 λεπτού)
• Κάθε παρουσία καταγράφει ημερομηνία και ώρα

Προβολή Παρουσιών

Στη σελίδα Παρουσίες μπορείτε να:

• Δείτε τις τελευταίες 30 παρουσίες
• Αναζητήσετε παρουσίες σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα
• Δείτε τον αριθμό παρουσιών ανά ημέρα

Στατιστικά Παρουσιών

Στην ενότητα Αναφορές μπορείτε να δείτε:

• Παρουσίες σήμερα, αυτή την εβδομάδα, αυτόν τον μήνα
• Κορυφαία μέλη σε παρουσίες
• Κατανομή παρουσιών ανά ημέρα της εβδομάδας

11. Πρόγραμμα μαθημάτων

Η λειτουργία Πρόγραμμα μαθημάτων σας επιτρέπει να οργανώνετε τα μαθήματα ή τις προπονήσεις των τμημάτων σας σε εβδομαδιαίο πρόγραμμα και να κρατάτε παρουσίες ανά μάθημα.

Εβδομαδιαίο πρόγραμμα

Από το μενού «Εβδομαδιαίο πρόγραμμα» βλέπετε σε ενιαία προβολή όλα τα μαθήματα του συλλόγου, από Δευτέρα έως Κυριακή, τοποθετημένα στη σωστή ώρα. Μαθήματα που συμπίπτουν χρονικά εμφανίζονται δίπλα-δίπλα. Στην τρέχουσα εβδομάδα εμφανίζεται ένδειξη της τρέχουσας ώρας.

Πρόγραμμα ανά ομάδα

Στην καρτέλα της ομάδας, η υποκαρτέλα «Πρόγραμμα μαθημάτων» εμφανίζει ημερολόγιο μόνο με τα μαθήματα της συγκεκριμένης ομάδας.

Δημιουργία μαθήματος

1. Ανοίξτε το πρόγραμμα της ομάδας
2. Δημιουργήστε νέο μάθημα ορίζοντας ημερομηνία, ώρα έναρξης και λήξης
3. Για επαναλαμβανόμενο μάθημα, επιλέξτε τις ημέρες της εβδομάδας και την ημερομηνία έως την οποία θα επαναλαμβάνεται. Θα δημιουργηθεί ένα μάθημα για κάθε αντίστοιχη ημέρα.

Επεξεργασία και διαγραφή

Μπορείτε να τροποποιήσετε ένα μεμονωμένο μάθημα. Κατά τη διαγραφή, επιλέγετε αν θέλετε να διαγραφεί μόνο το συγκεκριμένο μάθημα ή ολόκληρη η σειρά των επαναλήψεων.

Παρουσίες μαθήματος

Πατώντας πάνω σε ένα μάθημα εμφανίζεται η λίστα των μελών της ομάδας. Επιλέξτε τα μέλη που παρευρέθηκαν και αποθηκεύστε. Οι παρουσίες καταγράφονται ανά μάθημα και μπορούν να καταχωρηθούν και από τον υπεύθυνο της ομάδας.

12. Ερμάρια

Η ενότητα Ερμάρια σας επιτρέπει να καταγράφετε τα ερμάρια (ντουλάπια) του χώρου σας και να τα αναθέτετε σε μέλη για συγκεκριμένο διάστημα.

Διαχείριση ερμαρίων

Από το μενού «Ερμάρια» δημιουργείτε τα ερμάρια του συλλόγου. Για κάθε ερμάριο ορίζετε:

• Κωδικό - Ο αριθμός ή ο κωδικός του ερμαρίου (π.χ. «Α-12»)
• Περιγραφή - Προαιρετική περιγραφή (π.χ. «Αποδυτήρια ανδρών»)

Μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε ένα ερμάριο ανά πάσα στιγμή.

Ανάθεση ερμαρίου σε μέλος

1. Ανοίξτε την καρτέλα του μέλους και μεταβείτε στην ενότητα των ερμαρίων
2. Επιλέξτε το ερμάριο που θέλετε να αναθέσετε
3. Ορίστε ημερομηνία έναρξης και ημερομηνία λήξης της ανάθεσης
4. Αποθηκεύστε

Η ανάθεση μπορεί να αφαιρεθεί από την ίδια οθόνη, ώστε το ερμάριο να γίνει ξανά διαθέσιμο.

13. Προσαρμοσμένη αναζήτηση

Η Προσαρμοσμένη αναζήτηση σας επιτρέπει να δημιουργείτε σύνθετα κριτήρια αναζήτησης μελών, πέρα από τα βασικά φίλτρα της λίστας μελών, και να τα αποθηκεύετε για επαναχρησιμοποίηση.

Εκτέλεση αναζήτησης

1. Μεταβείτε στο μενού «Προσαρμοσμένη αναζήτηση»
2. Ορίστε τα κριτήρια που σας ενδιαφέρουν
3. Πατήστε «Εκτέλεση» για να δείτε τα αποτελέσματα

Αποθήκευση φίλτρων

Ένα φίλτρο που χρησιμοποιείτε συχνά μπορεί να αποθηκευτεί με όνομα της επιλογής σας. Τα αποθηκευμένα φίλτρα εμφανίζονται σε λίστα, από όπου μπορείτε να τα φορτώσετε ξανά ή να τα διαγράψετε.

Δημιουργία ομάδας από τα αποτελέσματα

Από τα αποτελέσματα μιας αναζήτησης μπορείτε να δημιουργήσετε απευθείας μια νέα ομάδα μελών. Δώστε όνομα στην ομάδα και όλα τα μέλη που ικανοποιούν τα κριτήρια θα προστεθούν σε αυτήν αυτόματα.

14. Αναφορές

Η ενότητα Αναφορές σας δίνει πρόσβαση σε εκτυπώσιμες αναφορές και εξαγωγές δεδομένων. Όλες οι αναφορές ανοίγουν σε νέα καρτέλα για εύκολη εκτύπωση.

Φίλτρα Αναφορών

Στο πάνω μέρος της σελίδας αναφορών υπάρχουν κοινά φίλτρα που εφαρμόζονται σε όλες τις αναφορές:

• Κατάσταση μέλους - Φιλτράρετε ανά κατάσταση (Ενεργός, Ανενεργός, κτλ)
• Κατηγορία μέλους - Φιλτράρετε ανά κατηγορία

Διαθέσιμες Αναφορές

15. myDATA (ΑΑΔΕ)

Η ενότητα myDATA είναι ο πίνακας διαχείρισης της επικοινωνίας των παραστατικών εσόδων σας με την ΑΑΔΕ.

Αποστολή παραστατικών

1. Μεταβείτε στο μενού «myDATA»
2. Χρησιμοποιήστε τα Φίλτρα για να εντοπίσετε τα παραστατικά που σας ενδιαφέρουν
3. Πατήστε «Αποστολή στο myData». Αποστέλλονται όλα τα παραστατικά που δεν έχουν ακόμη λάβει MARK
4. Μετά την αποστολή, κάθε παραστατικό εμφανίζει τον MARK που επέστρεψε η ΑΑΔΕ

Έλεγχος κατάστασης παραστατικού

Στο κάτω μέρος της σελίδας υπάρχει η ενότητα «Έλεγχος κατάστασης παραστατικού στο myData». Δώστε τον MARK ενός παραστατικού ή μιας ακύρωσης για να επιβεβαιώσετε ότι είναι καταχωρημένο στην ΑΑΔΕ.

16. Ρυθμίσεις

Στις Ρυθμίσεις μπορείτε να διαμορφώσετε τις πληροφορίες και τις λειτουργίες του συλλόγου σας.

Οι ρυθμίσεις είναι οργανωμένες σε καρτέλες:

• Βασικά στοιχεία - Στοιχεία και λογότυπο συλλόγου
• Λειτουργικές ρυθμίσεις - Ενεργοποίηση λειτουργιών και δικαιωμάτων
• Εμφάνιση - Ποιες στήλες εμφανίζονται στους πίνακες
• Emails - Ρυθμίσεις και αυτόματα email
• SMS - Μονάδες, αποστολές και αγορά πακέτων (δείτε SMS)
• Χρήστες - Χρήστες και δικαιώματα (δείτε Χρήστες & Ρόλοι)
• Κατάσταση λογαριασμού - Η συνδρομή σας στο Syndromi.gr

Βασικές Πληροφορίες Συλλόγου

• Όνομα συλλόγου - Πλήρες και σύντομο όνομα
• ΑΦΜ - Αριθμός Φορολογικού Μητρώου
• ΔΟΥ - Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία
• Διεύθυνση - Οδός, Περιοχή, ΤΚ
• Στοιχεία επικοινωνίας - Τηλέφωνο, Fax, Κινητό, Email
• Λογότυπο - Ανέβασμα εικόνας λογοτύπου

Λειτουργικές ρυθμίσεις

Από εδώ ενεργοποιείτε ή απενεργοποιείτε τις προαιρετικές λειτουργίες της εφαρμογής:

• Παρουσίες - Σύστημα παρουσιών
• Πρόγραμμα μαθημάτων / παρουσίες τμημάτων - Εβδομαδιαίο πρόγραμμα και μαθήματα ανά ομάδα
• Ερμάρια - Διαχείριση και ανάθεση ερμαρίων
• Προσαρμοσμένη αναζήτηση (φίλτρα) - Σύνθετα και αποθηκευμένα φίλτρα
• Αποστολή συνδέσμου πληρωμής με email - Απαιτεί σύνδεση με Viva
• Διασύνδεση με myData - Αποστολή παραστατικών στην ΑΑΔΕ
• Λειτουργία ανάγνωσης barcode - Καταγραφή παρουσιών με σαρωτή barcode
• Αυτόματες υπενθυμίσεις - Με email ή/και SMS πριν και μετά την απενεργοποίηση μέλους

Δικαιώματα ενεργειών

Στις λειτουργικές ρυθμίσεις ορίζετε επίσης ποιες ενέργειες επιτρέπονται στους χρήστες του συλλόγου:

• Διαγραφή χρεώσεων
• Ακύρωση πληρωμών
• Διαγραφή πληρωμών

Επιπλέον πεδία

Εάν χρειάζεστε πεδία που δεν υπάρχουν στην τυπική καρτέλα μέλους, συμπληρώστε τους τίτλους τους στην ενότητα «Επιπλέον πεδία». Τα πεδία που θα ορίσετε εμφανίζονται σε κάθε καρτέλα μέλους, στην ενότητα «Στοιχεία επικοινωνίας», με το όνομα που δώσατε.

Κατηγορίες μελών

Δημιουργία και διαχείριση των κατηγοριών στις οποίες εντάσσετε τα μέλη σας (π.χ. «Ενήλικες», «Παιδιά», «Φοιτητές»).

Κατάσταση Λογαριασμού

Εδώ μπορείτε να δείτε την κατάσταση του λογαριασμού σας στο Syndromi.gr, να ελέγξετε τη συνδρομή σας και να πραγματοποιήσετε πληρωμές.

17. Χρήστες & Ρόλοι

Στην καρτέλα Ρυθμίσεις → Χρήστες διαχειρίζεστε ποιος έχει πρόσβαση στον σύλλογό σας και με τι δυνατότητες.

Χρήστες συλλόγου

Οι χρήστες του συλλόγου έχουν πρόσβαση στην εφαρμογή διαχείρισης. Ο πίνακας εμφανίζει το ονοματεπώνυμο και το email (username) κάθε χρήστη. Οι χρήστες με δικαιώματα διαχειριστή μπορούν επιπλέον να προσθέτουν και να αφαιρούν άλλους χρήστες.

Υπεύθυνοι ομάδας

Ο υπεύθυνος ομάδας (π.χ. προπονητής ή καθηγητής) είναι χρήστης με περιορισμένη πρόσβαση: συνδέεται σε ξεχωριστό, απλοποιημένο περιβάλλον που εμφανίζει μόνο τις ομάδες που του έχουν ανατεθεί, χωρίς οικονομικά στοιχεία, κινήσεις ή ρυθμίσεις.

Ο υπεύθυνος ομάδας μπορεί να:

• Δει τη λίστα των μελών των ομάδων του
• Δει το πρόγραμμα μαθημάτων των ομάδων του
• Καταχωρίσει παρουσίες ανά μάθημα
• Προσθέσει υπάρχον μέλος του συλλόγου στην ομάδα του
• Δημιουργήσει νέο μέλος με βασικά μόνο στοιχεία (όνομα, επώνυμο, κινητό)

Στον πίνακα «Υπεύθυνοι ομάδας» βλέπετε για κάθε υπεύθυνο τις ομάδες του και την τελευταία του είσοδο. Η προσθήκη γίνεται επιλέγοντας ή δημιουργώντας χρήστη και αναθέτοντάς τον σε μια ομάδα.

Πρόσβαση μελών

Από την ίδια σελίδα ενεργοποιείτε συνολικά για τον σύλλογο την πρόσβαση των μελών στην Πύλη Μέλους. Ο πίνακας που ακολουθεί δείχνει τους λογαριασμούς μελών, το email τους, το μέλος στο οποίο αντιστοιχούν και την τελευταία τους είσοδο.

18. Πύλη Μέλους (Self-Service)

Τα μέλη του συλλόγου μπορούν να έχουν πρόσβαση στα στοιχεία τους μέσω της Πύλης Μέλους. Αυτό απαιτεί να έχει ενεργοποιηθεί η πρόσβαση μελών για τον σύλλογο (Ρυθμίσεις → Χρήστες) και να έχει δημιουργηθεί λογαριασμός χρήστη για το μέλος.

Δυνατότητες Μέλους

• Προβολή των συλλόγων στους οποίους είναι εγγεγραμμένο
• Προβολή των προσωπικών του στοιχείων
• Προβολή του ιστορικού κινήσεων
• Προβολή της κάρτας μέλους
• Ενημέρωση βασικών στοιχείων (email, τηλέφωνο)

Αυτόματα email συστήματος

Δείτε παραδείγματα όλων των αυτόματων email που αποστέλλονται από το σύστημα στα μέλη και τους διαχειριστές.

Προβολή παραδειγμάτων email

Χρειάζεστε βοήθεια;

Εάν έχετε ερωτήσεις ή αντιμετωπίζετε κάποιο πρόβλημα, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο support@syndromi.gr.